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Software de gestão: como pode auxiliar na organização de sua clínica

Vivemos a época da conexão 5G, da Internet das Coisas e dos smartphones, que podem trazer praticamente o mundo todo nas palmas das mãos. Para uma empresa entrar em cheio no universo da tecnologia, um passo fundamental é o do software de gestão.

De fato, a automatização que um Sistema de Gestão Empresarial pode trazer vai muito além do que imaginamos em um primeiro momento. Ao contrário do que se pensa, esse tipo de tecnologia não se limita a indústrias ou grandes multinacionais.

Pelo contrário, eles podem se voltar para setores que são comuns a toda empresa, seja qual for o tamanho ou modelo de negócio, como uma fábrica de uniformes profissionais, que lida com departamentos que são universais.

Por exemplo, a logística de entrada e saída de bens, assim como um fluxo de caixa e toda a realidade financeira do negócio. Sem falar no controle da relação com o cliente e até com os funcionários, que fica a cargo dos Recursos Humanos.

Mesmo no caso de a companhia decidir ou precisar terceirizar uma dessas frentes, certamente isso não vai poder impedir que ela mantenha o controle. Portanto, ela vai precisar criar um fluxo de informações, que também pode ser automatizado.

Com isso, hoje um bom Sistema de Gestão Empresarial é capaz de lidar com todas essas frentes de maneira bastante eficiente, inclusive unificando todas elas com a implementação de um outro sistema central, como ficará claro adiante.

No caso da área da saúde, podemos falar de vários nichos diferentes, desde uma clinica de fisioterapia para gestantes até outras áreas que têm se popularizado cada vez mais, tais como:

  • Clínicas pediátricas;
  • Clínicas estéticas;
  • Clínicas da área esportiva;
  • Clínicas de recuperação;
  • Clínicas de geriatria.

Além, é claro, de setores mais nichados com os de geriatria, oncologia ou oftalmologia. Sem falar nos novos serviços e formatos que têm surgido, como clínicas de urgência e emergência, que antes não existiam.

Tudo isso mostra como esse universo é cheio de oportunidades. Porém, ao mesmo tempo deixa claro que a concorrência só vem crescendo nos últimos anos, por isso, é preciso fazer a diferença e destacar-se no meio da multidão.

Um dos modos de fazer isso é melhorando a organização da clínica por meio de softwares de gestão. Por esse motivo decidimos escrever este artigo, trazendo conceitos bacanas sobre o assunto, além de dicas práticas para quem quiser começar hoje mesmo.

O mais bacana é que nos últimos anos a realidade dos Sistemas de Gestão Empresarial evoluiu tanto que hoje é possível encontrar soluções de todo tipo, seja para o controle de uma catraca eletronica academia ou para disparar SMS automático aos pacientes.

Então, se você quer entender melhor como isso tudo é possível e por que implementar soluções assim é algo que pode mudar seu negócio de patamar, basta seguir adiante.

O que é um software de gestão?

Para compreender melhor como um software de gestão pode auxiliar na organização de sua clínica, é preciso entender como os sistemas de gestão atuam de maneira geral.

Também conhecidos como ERPs (Enterprise Resource Planning), o que um Sistema Integrado de Gestão Empresarial faz é garantir que os processos e informações de uma firma sejam automatizados por meio de softwares e hardwares.

Ou seja, ele verticaliza a cultura organizacional no seu sentido mais prático e imediato, implementando regras de cima para baixo como modo de controlar a rotina de trabalho e a qualidade de tudo o que é feito.

Imagine uma empresa de entrega de exames motoboy, que pode ter dezenas ou mesmo centenas de funcionários atuando, muitos deles trabalhando na rua. Além de contar também com uma agenda que lida com uma gama enorme de remessas.

Como manter tudo isso funcionando de modo redondo, sem que haja atrasos nas entregas, perda da qualidade no atendimento, riscos de trabalho para os funcionários, ou mesmo erros de trabalho e de operação por parte deles?

Aí é que entram os softwares de gestão, que para poderem atuar de maneira realmente abrangente podem suprir as seguintes áreas ou setores empresariais:

  • Setor logístico;
  • Setor comercial;
  • Setor administrativo;
  • Setor financeiro;
  • Setor operacional.

Mais recentemente esses softwares evoluíram para os famosos BPMs, que são os Business Process Managements, ou seja, os grandes responsáveis pelo Gerenciamento de Processos de Negócio, que já dão uma visão de todo.

O mesmo pode valer para uma clinica fisioterapia esportiva ou de qualquer outro nicho, especialmente se for o caso de uma rede de clínicas, que contará com dezenas ou centenas de funcionários, além de diversificados processos.

O que um bom BPM faz é unificar os demais softwares de gestão, passando a fazer a gestão deles próprios, de maneira a diminuir as fronteiras organizacionais de um negócio.

Tudo isso facilita na hora de interligar processos e pessoas, bem como de ligar um fluxo de informação constante, como de entrada e saída de clientes, ou mesmo de recursos. Assim, o sistema central melhora o desempenho de cada uma das partes.

Sobre o aumento de produtividade

Um dos maiores auxílios que uma tecnologia pode trazer para um negócio é, sem dúvida, o aumento da produtividade. Afinal, isso é que aumenta a rentabilidade e a lucratividade, que é a razão de uma empresa existir.

Se a clínica lida com rpg fisioterapia, quanto mais clientes ela puder atender, melhor. Mas é aí que começam os desafios, entrando questões como contenção de gastos, redução de custos, otimização de processos e maximização dos recursos.

Também é aí que a implementação dos softwares de gestão mostra seu melhor potencial, graças à sua capacidade de facilitar a rotina e aumentar consideravelmente a produtividade geral, desde a diretoria até a recepção da clínica.

Tanto que a implementação desse tipo de ferramenta costuma exigir um período de adaptação e até mesmo de quebra de paradigmas. Até porque as pessoas precisam mudar sua maneira de realizar as atividades, e nem sempre isso é fácil.

Portanto, a liderança precisará agir de modo a mostrar as vantagens que a tecnologia dos softwares de gestão pode trazer. O interessante é mostrar que não apenas a empresa melhora, mas também a operação diária, ficando mais fácil dia a dia.

Por que usar agendas eletrônicas?

Além de ajudar no aumento da produtividade e na rotina dos funcionários, outro modo de auxiliar na organização da clínica é lidando com agendas eletrônicas.

Realmente, foi-se o tempo em que anotávamos tudo em post-its, forçando o cliente a ter que carregar vários papéis até o dia da consulta ou do retorno.

Hoje até mesmo as prescrições já podem ser feitas de maneira digital, como uma dieta para ganhar massa, que pode ser melhor detalhada por e-mail ou mesmo por meio de aplicativos, que algumas clínicas já implementaram.

Também assim, recursos como SMS, e-mail, invite de agendas eletrônicas e disparos por aplicativo podem ajudar e muito na hora de organizar uma agenda. Lembrando que isso também transmite uma imagem melhor para o público-alvo.

Ou seja, além da praticidade, você ainda vai fortalecer sua marca. Além de que quase nunca nos lembramos, mas faltas e atrasos são um problema enorme na agenda dos médicos e médicas, de modo que reduzir esse risco já traz muitas vantagens.

Pois é exatamente o que acontece: quando o paciente é lembrado por meios digitais, com mensagens que chegam em seu smartphone e ficam na palma da mão, o risco de a reunião cair é muito menor.

A importância da precificação

Outra maneira fundamental de organizar sua clínica é levando em conta a questão da precificação, já que a própria distribuição da agenda e da sustentabilidade do negócio como um todo dependerá disso.

De fato, o médico não pode pensar apenas no aspecto humano da profissão, embora a ética precise sempre vir em primeiro lugar. Mas logo em seguida, vêm os números e a prestação de contas que ele dará para o caixa da clínica.

Afinal, se a clínica lida com nutricao funcional diabetes, quantos clientes ela precisa atender por mês para manter a coisa sustentável? Ademais, quais são as taxas variáveis e fixas, os custos e gastos, as margens a serem retrabalhadas?

Como um bom sistema de gestão inclui desde a entrada e saída dos insumos até os valores que os clientes pagam, seja em dinheiro, cheque ou cartão, ele pode ajudar e não é pouco. No fim, o software vai gerar relatórios por períodos.

Tendo em mãos essas informações precisas será muito mais fácil tomar decisões e saber como precificar cada consulta, bem como visualizar o impacto disso no curto, médio e longo prazo.

Considerações finais

Tudo o que dissemos deixa claro como um software de gestão pode auxiliar na organização de sua clínica, seja para agendar um único paciente ou projetar a realidade financeira do negócio no futuro.

Hoje em dia, os melhores softwares, além de serem intuitivos e de uso facilitado, ainda lidam com a computação na nuvem, portanto, garantem uma mobilidade incrível tanto para o cliente quanto para os médicos, funcionários e operadores.

Além da segurança dos dados, que também gera um benefício importante. Desse modo, se você quer ter uma clínica de sucesso que possa surfar uma curva segura de crescimento, basta seguir à risca as dicas e conselhos que trouxemos acima.

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